Technical Support Officer (m/f/x) · BRRC

Le CRR place l'innovation et la durabilité au cœur de la construction routière. Chaque jour, nous travaillons à développer des solutions pour rendre nos routes plus sûres, plus durables et plus intelligentes.

Afin de renforcer temporairement (du 01/08/2026 au 31/12/2026) notre Secrétariat Technique nous recherchons un Technical Support Officer (m/f/x) pour le département T-TES.

OBJECTIF GÉNÉRAL DU POSTE

Gestion administrative des activités du département en étroite collaboration avec tous ses membres. Un(e) Business Support Officer joue un rôle clé dans l’organisation quotidienne du CRR en assurant une gestion fluide des tâches administratives et en apportant un réel soutien administratif et/ou logistique aux membres des départements techniques et aux différents services du Centre.

Le/la Technical Support Officer assume des tâches et responsabilités complémentaires, visant à offrir un soutien stratégique pour la direction technique, assurant la gestion administrative, organisationnelle et communicationnelle afin d’optimiser l’efficacité du directeur technique.

Responsabilités principales

Gestion des communications :

Répondre aux appels téléphoniques, filtrer les appels et transmettre les messages.

Gérer les emails entrants et sortants, trier et répondre aux demandes de manière appropriée.

Gestion du planning :

Organiser la logistique des rendez-vous, réunions,

Gérer les agendas des responsables, planifier des réunions internes ou externes et réserver les salles, du catering ou un restaurant.

Gestion de l’agenda du N+1

Gestion documentaire :

Trier, classer, orienter et archiver les documents (formats papier et numériques).

Gestion des bases de données (p.ex. Efficy, e-qms, MyNBN, dbTraining)

Mailling lists dont dans le cadre de projets avec les membres du département (Profiles dans Efficy, o.a.)

Rédiger, relire et mettre en forme des documents administratifs (lettres, rapports, présentations, etc.).

Aider les collaborateurs dans le cadre de remise d’offre (collecte des documents administratifs requis, préparation des courriers de remise d’offre, coordination et suivi des signatures, …), gestion dossiers Conventions

Rédaction des comptes-rendus de réunions internes à la demande des managers et/ou Team Leaders.

Maîtrise de Efficy : dossiers BA (en l’absence de MVC), EP, I, CONVENTIONS

En collaboration avec les collègues : inscriptions à différents congrès, conférences via internet, gestion des affiliations. Création des PUC dans l’ERP si nécessaire

Gestion des comités techniques, groupes de travail divers et réunions : listings participants, invitations, documents, catering, logistique, prestations de serment

Support qualité : vérifier l’ensemble des règles du ‘système de management de la qualité’ soient respectées au niveau des dossiers, aide à l’organisation des audits en collaboration avec le QSE Supervisor, (ISO-17025, ISO-9001).

Accueil des visiteurs :

Assurer un accueil courtois et professionnel des visiteurs ou clients, répondre aux questions ou diriger vers les personnes appropriées.

Gestion des fournitures :

Commander et gérer le stock de fournitures de bureau

Veiller à ce que le bureau dispose de tout le nécessaire pour fonctionner de manière efficace.

Gestion des ressources humaines :

Collecter les infos en matière de congés, et/ou absences des collègues pour en établir une synthèse (p.ex. « vacances d’été »).

Assister dans la préparation logistique et l’accueil pour les nouveaux employés.

Soutien à l’organisation des événements internes :

Soutenir logistiquement les séminaires, formations, conférences ou événements.

Aider à préparer les supports ou des documents pour ces événements.

Soutien aux autres départements :

Fournir un soutien administratif à différents départements ou responsables (Managers, Team Leaders).

Assurer la coordination des activités entre les équipes internes.

Tâches diversifiées :

Rédaction de rapports, courriers ou notes de service.

Assurer le suivi des dossiers administratifs et gérer les projets en cours.

Organisation de teambuilding

Traductions simples : EN, FR, NL (invitations outlook, notes, simples courriers)

Assurer des commandes diverses dans l’ERP en cas d’absence du Purchasing Officer.

Spécifique :

Gérer l'agenda et coordonner les activités du directeur technique afin d'assurer une planification efficace des activités.

Planifier et coordonner les rendez-vous, réunions et déplacements.

Anticiper les priorités et gérer les imprévus efficacement.

Assurer une optimisation du temps du dirigeant en filtrant les sollicitations.

Assurer, sur le plan pratique et organisationnel, la préparation et le suivi du Technical board ou toute autre réunion interne organisée par la direction technique, afin de garantir le bon fonctionnement des activités.

Préparer les ordres du jour et les supports nécessaires.

Assurer la prise de notes et la rédaction des comptes rendus.

Suivre l’exécution des décisions prises et actions définies en réunion.

Soutenir le directeur technique dans sa communication interne et externe afin d’optimiser et fluidifier les interactions.

Servir d’interface de confiance entre le direteur technique, le staff de la Direction générale, les Managers et les autres interlocuteurs internes/externes.

Gérer les courriels, appels et correspondances de la direction technique en assurant une communication fluide et confidentielle.

Représenter l’image et les intérêts du directeur technique avec tact et diplomatie.

Assurer le suivi de plusieurs dossiers spécifiques afin de réduire la charge de travail de la direction générale.

Contribuer à la coordination et au suivi de projets transversaux de D-TEC.

Effectuer des recherches et des analyses pour appuyer la prise de décision.

Participer à l’amélioration continue des processus supports et organisationnels.

Assurer un support administratif de qualité et mettre en place un système efficace de documentation afin de maintenir une gestion fluide et à jour.

Assurer le suivi et l’organisation des documents à la signature de la direction technique et documents confidentiels.

Gérer les commandes liées aux tâches administratives essentielles de D-TEC.

Veiller au respect des délais et des procédures internes.

Votre expertise et savoir-faire

· Organisation : savoir gérer les priorités, planifier les tâches et respecter les délais.

· Maîtrise des outils bureautiques : utiliser efficacement des logiciels comme Microsoft Word, Excel, Outlook et PowerPoint.

· Communication : avoir une bonne expression orale et écrite (FR/NL) pour accueillir, informer et rédiger des documents professionnels.

· Gestion administrative : classer les dossiers, traiter le courrier, gérer les agendas et organiser les réunions.

· Discrétion et confidentialité : savoir traiter des informations sensibles avec professionnalisme.

· Polyvalence : être capable de gérer plusieurs tâches en même temps et de s'adapter aux imprévus.

· Rigueur et précision : produire un travail soigné en limitant les erreurs.

· Sens du service : accueillir les visiteurs et répondre aux demandes avec courtoisie et efficacité.

· Autonomie : prendre des initiatives et travailler de manière indépendante lorsque nécessaire.

· Esprit d'équipe : collaborer efficacement avec les collègues et les différents services.

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